Sich unnötig mit unwichtigen Dokumenten und Mails herumzuschlagen ist einer der größten Zeitfresser im Arbeitsalltag. Zu Ihrer Unterstützung haben wir Ihnen 5 Schritte zusammengestellt, wie Sie effektiv und ohne Zeitverlust eingegangene Mails und Dokumente einordnen und priorisieren können.
1. Für wen ist das Dokument bestimmt?
- Für niemanden: entsorgen.
- Für mich: weiter mit Schritt 2.
- Für jemand anderen: weiterleiten.
2. Muss das Dokument bearbeitet werden?
- Nein: weiter mit Schritt 4.
- Ja, die Bearbeitungszeit liegt unter 3 Minuten: sofort erledigen.
- Ja, die Bearbeitungszeit liegt über 3 Minuten: weiter mit Schritt 3.
3. Gibt es eine Deadline?
- Nein: eigene Wiedervorlage nach Priorität erstellen.
- Ja, der Termin liegt in der Zukunft: Wiedervorlage nach Termin setzen.
- Ja, der Termin liegt im selben Zeitrahmen wie die Bearbeitungsdauer: Sofort erledigen.
4. Gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht?
- Nein: weiter mit Schritt 5.
- Ja: archivieren.
5. Benötigen Sie das Dokument/die Information später noch?
- Nein: entsorgen.
- Ja: archivieren.
Sie möchten weitere Erfolgs-Tipps für einen professionellen Arbeitsalltag? Diese erhalten Sie in unserer Aus- & Fortbildung für Projektmanager und Führungskräfte.
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