5 Schritte zur effektiven Dokumentenbearbeitung

Sich unnötig mit unwichtigen Dokumenten und Mails herumzuschlagen ist einer der größten Zeitfresser im Arbeitsalltag. Zu Ihrer Unterstützung haben wir Ihnen 5 Schritte zusammengestellt, wie Sie effektiv und ohne Zeitverlust eingegangene Mails und Dokumente einordnen und priorisieren können.

1. Für wen ist das Dokument bestimmt?

  • Für niemanden: entsorgen.
  • Für mich: weiter mit Schritt 2.
  • Für jemand anderen: weiterleiten.

2. Muss das Dokument bearbeitet werden?

  • Nein: weiter mit Schritt 4.
  • Ja, die Bearbeitungszeit liegt unter 3 Minuten: sofort erledigen.
  • Ja, die Bearbeitungszeit liegt über 3 Minuten: weiter mit Schritt 3.

3. Gibt es eine Deadline?

  • Nein: eigene Wiedervorlage nach Priorität erstellen.
  • Ja, der Termin liegt in der Zukunft: Wiedervorlage nach Termin setzen.
  • Ja, der Termin liegt im selben Zeitrahmen wie die Bearbeitungsdauer: Sofort erledigen.

4. Gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht?

  • Nein: weiter mit Schritt 5.
  • Ja: archivieren.

5. Benötigen Sie das Dokument/die Information später noch?

  • Nein: entsorgen.
  • Ja: archivieren.

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