7 Tipps für ein professionelles Telefongespräch

1. Telefonat annehmen

Melden Sie sich ausführlich mit Ihrem Namen und der Firma. Ein Gruß passend zur Tageszeit ist grundsätzlich eine nette Geste und wenn dieser zu Beginn der Meldung erfolgt, kann so ebenfalls verhindert werden, dass die wichtigen Informationen nicht untergehen, falls der Anrufer die ersten Silben nicht gleich richtig mitbekommt.

2. Name des Gesprächspartners

Sprechen Sie Ihr Gegenüber direkt mit Namen an, dies ist ein altbewährter Trick, um in einem Gespräch professionellen Eindruck zu hinterlassen. Falls Sie den Namen nicht richtig verstanden haben, scheuen Sie sich nicht nachzufragen und im Zweifel buchstabieren zu lassen. So wissen Sie immer genau, mit wem Sie im Gespräch waren und können immer wieder darauf zurückgreifen.

3. Höhrerhaltung

Halten Sie den Telefonhörer, bzw. das Mikrofon am Smartphone, immer im selben Abstand zum Mund und vermeiden Sie Abstandsveränderungen. So wird das Sprechsignal gut eingepegelt und vermeidet unnötige Lautstärkeschwankungen, die teilweise sehr unangenehm für den Gesprächspartner sind, oder zu Unverständlichkeit führen.

4. Die richtige Stimmung

Ein Lächeln während des Telefonats kann Wunder wirken. Auch wenn Sie nicht unbedingt in bester Stimmung sind, klingen Sie mit einem Lächeln auf den Lippen gleich viel sympathischer für Ihren Gesprächspartner. Falls das Telefonat Sie in einem ungünstigen Zeitpunkt erwischt, atmen Sie vor dem Abnehmen tief durch und versuchen Sie positiv ins Gespräch zu starten.

5. Prio 1: das Telefonat

Vermeiden Sie möglichst alle Nebenbeschäftigungen und konzentrieren Sie sich auf das Gespräch. Legen Sie alles aus der Hand und nehmen Sie sich Zeit für Ihr Telefonat – Ihr Gesprächspartner wird es Ihnen danken. So hinterlassen Sie ein positives Gefühl und kommen ohne Ablenkung außerdem viel schneller zum Ergebnis.

6. Lautsprecher ankündigen

Die Freisprecheinrichtung ist ein nützliches Tool, jedoch sollten Sie immer sichergehen, dass der „Lautgestellte“ dies auch weiß. Vor allem wenn weitere Personen das Gespräch mithören können, sollte der Gesprächspartner vorgewarnt sein, um u. a. peinliche Situationen zu vermeiden.

7. Erreichbarkeit

Seien Sie für Anfragen und wichtige Absprachen zu Ihren offiziellen Geschäftszeiten erreichbar, bzw. rufen Sie zeitnah zurück, wenn jemand Sie nicht erreichen konnte. Wenn Sie für längere Zeit nicht erreichbar sein werden, leiten Sie ihr Telefon auf einen Ansprechpartner um, oder schalten Sie zumindest einen Anrufbeantworter ein. Sie wollen ja schließlich nicht, dass Geschäftspartner und Kunden mit wichtigen Anliegen ins Leere rufen.