Konfliktgespräche

Wer kennt es nicht – ein*e Kollege*in hat zum wiederholten Mal vergessen Ihnen eine wichtige Arbeitsinformation zukommen zu lassen, die Führungskraft schafft es im Team Meeting einfach nicht sachlich zu bleiben oder Ihr*e Partner*in hat sich mal wieder im Tonfall vergriffen. Ob im privaten oder beruflichen Bereich, Konfliktgespräche sind für viele eine echte Herausforderung. Dabei ist es extrem relevant, dass wir uns mit den Störfaktoren in unseren Beziehungen konstruktiv auseinandersetzen. 

Um Konfliktgespräche erfolgreich zu meistern ist es wichtig, dass wir uns darauf vorbereiten und einer Systematik folgen:

In einem Konfliktgespräch begegnen uns vier Phasen. Die Inhalte der einzelnen Phasen haben wir hier für Sie zusammengefasst: 

Phase 1 – Die Gesprächseröffnung und Konfliktbenennung 

Wichtig ist ein positiver Gesprächsbeginn: z. B. „Danke, dass Sie sich Zeit genommen haben. Ich bin froh, dass wir durch dieses Gespräch die Chance bekommen eine Lösung für … zu finden.“
Zielsetzung des Gesprächs: z. B. „Ich wünsche mir von diesem Gespräch…“ oder „Ich möchte gern mit Ihnen besprechen, wie wir in Zukunft unsere Zusammenarbeit verbessern können.“ 

Phase 2 – Die Problemanalyse 

An dieser Stelle kommt die Aufforderung, dass der*die Gesprächspartner*in den Konflikt aus seiner*ihrer Sicht beschreiben soll: Schilderung der eigenen Wahrnehmung und Gefühle, Befürchtungen und Ängste, Wünsche und eigene Vorstellung zur Zielsetzung.  Zudem ist diese Phase eine gute Gelegenheit die Gemeinsamkeiten, aber auch Unterschiede in den Positionen herauszuarbeiten. 

Tipp: Hören Sie Ihrem*Ihrer Gesprächspartner*in aktiv zu! Unterbrechen Sie nicht und lassen Sie nicht zu, unterbrochen zu werden. 

Phase 3 – Die Lösungssuche 

Hier werden einzelne Lösungsideen von beiden Seiten gesammelt. Erfragen können Sie die Anregungen Ihres Gesprächspartners zum Beispiel mit „Wie können wir vorgehen, damit…“, „Ich hätte folgende Lösungsidee…was halten Sie davon?“ „Was können wir machen, wenn Sie der Meinung sind, dass … und ich der Meinung bin, dass…?“  

Tipp: Es kann helfen Lösungen, in Form eines Brainstormings, auf einem Flipchart festzuhalten. Sollten gewisse Lösungsideen für keinen der Gesprächspartner*innen in Frage kommen, streichen Sie diese einfach durch. Auf jeden Fall sollten sich beide Gesprächspartner*innen eigene Notizen machen. 

Phase 4 – Vereinbarungen finden und treffen 

Wichtig für ein erfolgreiches Konfliktgespräch ist es Lösungen zu finden und konkrete Vereinbarungen zu treffen. Dabei sollten Sie die Einwände gegen die vorgeschlagenen Lösungen genau prüfen. Was hindert Sie aktuell noch daran? Wie können Sie die Lösung optimal in die Praxis umsetzen? Welche Schritte sind dafür notwendig? 

Kommt man zu keiner Einigung, mit der beide Seiten einverstanden sind kann es helfen dem Gespräch eine Pause zu geben und es zu einem späteren Zeitpunkt fortzuführen. So haben beide Parteien Zeit, die eigenen Gedanken und Emotionen zu sammeln und über weitere Lösungsideen nachzudenken. Haben Sie eine Lösung gefunden ist es wichtig diese zu konkretisieren und sie schriftlich festzuhalten.  

Tipp: Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Gegenüber nicht mehr zuhört oder sie sich thematisch “im Kreis drehen” sprechen Sie es offen an! Sagen Sie zum Beispiel: “Ich habe das Gefühl wir reden gerade nicht mehr über das eigentliche Problem, empfinden Sie das genauso?” oder “Ich merke, wir schweifen ab, kommen wir zurück zum Kernpunkt dieses Konflikts.” 

7 Erfolgstipps zur Vorbereitung auf ein Konfliktgespräch 

1. Analysieren Sie die Konfliktursachen und benennen Sie den Konflikt: Wie äußert sich der Konflikt?  Welche Emotionen erleben Sie dabei?  Welche Personen sind an dem Konflikt beteiligt?  Reflektieren Sie über das Konfliktverhalten der beteiligten Personen. 
2. Legen Sie einen zeitnahen Termin für die Durchführung des Gesprächs fest: Lassen Sie nicht zu viel Zeit zwischen des „negativen“ Vorfalls und des Gesprächs vergehen. Je weniger Zeit Sie verstreichen lassen, desto stärker ist die Wirkung Ihrer Kritik 
3. Teilen Sie Ihrem*Ihrer Gesprächspartner*in im Vorfeld den Grund für das Konfliktgespräch mit: Es ist nie schön, von einem Konfliktgespräch überrascht zu werden. Sprechen Sie den Grund für das Gespräch offen an – somit hat auch Ihr*Ihre Gesprächspartner*in die Möglichkeit, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Der Vorteil daran ist, dass Sie Eskalationen und Blockaden während des Gesprächs minimieren können. 
4. Planen Sie genügend Zeit für das Konfliktgespräch ein: Nehmen Sie Sich die Zeit, um sich kurz vor dem Konfliktgespräch nochmal zu sammeln und die passenden Worte für den Einstieg finden. Vermeiden Sie eng gesetzte Termine im Anschluss. Zeit für eine vollständige Konfliktbearbeitung ist niemals “verlorene Zeit”. Haben Sie einen Konflikt erfolgreich gelöst profitieren Sie im Anschluss an der reibungslosen Zusammenarbeit zwischen den zuvor konfliktbelasteten Parteien. 
5. Wählen Sie einen geeigneten Raum für das Konfliktgespräch: Der Raum sollte ruhig und ungestört sein. Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre und nutzen Sie wenn möglich einen neutralen Boden. 
6. Definieren Sie Ihren persönlichen Toleranzspielraum: Es ist wichtig, sein Gesprächsziel festzulegen. Ebenso wichtig ist es, dass Sie Sich über Ihr Optimal- und Minimalziel Gedanken machen. Ein Konfliktgespräch, indem sich beide Parteien einigen sollen, ist mit einer Verhandlung vergleichbar. 
7. Schreiben Sie sich Ihre Gesprächsstrategie auf: Notieren Sie sich bereits im Vorfeld, welche Punkte Sie auf jeden Fall ansprechen wollen. 

Quelle: ma-t.de